Löneadministration

Vad är löneadministration

Löneadministrationen är det arbete som ligger bakom beräkningen av de anställdas bruttolöner, ersättningar, avgifter, frånvaro, avvikelser, semesterdagar samt en rad andra faktorer som spelar in. Löneadministration kräver mycket tid. För att bidra med en effektiv löneadministration krävs i regel ett bra löneprogram som har alla uppgifter tillgängliga med lönearter och formler. Förutom detta krävs det erfarna personer som har kunskap om ämnet.

Vad ingår i löneadministrationen?

Kortfattat beskrivs löneadministrationen med allt som har med de anställdas löner att göra. En löneadministratör i den mån det finns en sådan, sköter hela arbetet och administrationen av lönerna på ett företag. Detta inkluderar även tidrapporter, lönebokföring, utläggsredovisning samt hur kollektivavtalet ska ses över och tolkas. Därför gäller det att vara sifferkunnig. Med detta sagt, inkluderar löneadministrationen en rad moment som att fylla i anställningsavtal, göra reseräkningar, skattedeklarationer, ledighetsansökningar och faktiskt samtidigt ha en central roll vad gäller rådgivning till både anställda och arbetsgivare. Att se till att lönerna blir utbetalda på rätt tidpunkt samt att lönebeskeden innehåller all relevant information är också en självklarhet.

Löneadministration styrs i allmänhet av fyra saker.

• Lagar
• Kollektivavtal
• Lokala överenskommelser, mellan företaget och den lokala arbetstagarorganisationen
• Anställningsavtalet

Lagarna

Det finns många lagar som på olika sätt har betydelse för löneadministrationen. En del av dessa är dispositiva, vilket innebär att de kan avtalas bort helt eller delvis. Om en lag är dispositiv framgår detta i lagtexten. De viktigaste lagarna när det handlar om löneadministration är:

• Lagen om anställningsskydd, som reglerar avtalet mellan arbetsgivaren och den anställde. Denna lag gäller för alla arbetstagare i allmän eller enskild tjänst.
• Lagen om sjuklön, som innehåller regler om hur sjukfrånvaro och sjuklön ska hanteras. Grundregeln är att arbetstagare har rätt till sjuklön från den första anställningsdagen, men att karensdag tillämpas.
• Arbetstidslagen, som reglerar hur mycket en arbetstagare får arbeta.
• Semesterlagen, som innehåller regler för ledighet och lön vid semester. Många kollektivavtal innehåller regler som går längre än denna lag, till fördel för arbetstagaren.
• Föräldraledighetslagen, om hur ledighet vid föräldraskap ska hanteras.
• Personuppgiftslagen, förkortad PUL, som sedan våren 2018 inte gäller längre. I stället gäller dataskyddsförordningen, ofta förkortad GDPR. Syftet med denna är att etablera en enhetlig nivå för personuppgifter i hela EU. Förordningens påverkan på löneadministration är bl.a. att säkerställa att ingen obehörig kommer åt de anställdas lönebesked.

Personalkategorier

Tidigare var personalkategorier ett viktigt begrepp inom löneadministration, och de finns fortfarande kvar i många program för löneadministration. Även om man i den aktuella verksamheten inte använder samma personalkategorier som löneadministrationsprogrammet kan det vara bra att använda programmets kategorier, eftersom det gör det lättare att hålla isär löner, förmåner med mera. De viktigaste personalkategorierna är:

• Arbetare
• Tjänstemän
• Arbetsledare

I många sammanhang används uttrycket kollektivanställd i stället för anställd. Det finns dock inga kollektiva anställningar, eftersom varje anställningsavtal skrivs individuellt. Däremot har många företag som har både arbetare och tjänstemän anställda separata kollektivavtal för de två grupperna. Det är t.ex. vanligt att arbetare och tjänstemän har olika försäkrings- och pensionsregler, och att dessa administreras av olika försäkringsbolag.

Det blir också vanligare med medarbetaravtal, vilket innebär att både arbetare och tjänstemän har samma typ av avtal, med likadana beräkningsregler. Arbetsledare är ofta tjänstemän som har samma arbetstider som arbetarna, för att följa produktionen. Detta är det främsta exemplet på yrkesgrupper som inte är helt enkla att placera i ett förutbestämt fack. Ofta kan ett arbetsgivarförbund ge råd om hur personalkategorierna i branschen ser ut.

Löneväxling

Löneväxling är en form av pensionssparande där din arbetsgivare kan erbjuda dig att avsätta pengar till din pension. Det innebär att du som anställd erbjuds att växla en del av din bruttolön till ett pensionssparande i stället för att ta ut allt som lön. Med andra ord så inkomstbeskattas inte det löneväxlade beloppet direkt när inbetalningen sker, utan först när pensionen betalas ut.

En grundregel är att du behöver ha en ganska hög lön för att det ska vara värt att löneväxla. För att vara mer exakt behöver din bruttolön per månad, efter löneväxling, vara över 45 865 kr (under 2021). Anledningen är att om du tjänar under det beloppet förlorar du inbetalningar till den allmänna pensionen. Dessutom kan t.ex. föräldrapenning, sjukpenning och a-kassa påverkas negativt.

3 anledningar till att varför arbetsgivare borde erbjuda löneväxling:

Genom att erbjuda löneväxling blir man attraktiv som arbetsgivare och får därmed enklare att behålla och rekrytera nya medarbetare.

1. Löneväxling påverkar inte företagets lönestruktur.
2. Löneväxling är ofta kostnadsneutralt för arbetsgivaren – det är de anställda som själva finansierar sin förstärkta pension.
3. Genom att erbjuda löneväxling blir man attraktiv som arbetsgivare och får därmed enklare att behålla och rekrytera nya medarbetare.

Löneservice

Tycker ni att det är svårt att göra lön? Saknar ni kompetens? Vill ni ägna er åt er kärnverksamhet? Låt våra lönespecialister hjälpa er med er löneadministration och effektivisera er hantering. Låt våra lönekonsulter ta hand om era löner och allt som hör till det. Vi på MH Konsult tar hand om hela löneadministrationen, så att ni kan satsa på er kärnverksamhet. Och vi är helt digitala och kan hjälpa er oavsett var i landet ni befinner er.